工作計劃的最佳做法
談到計劃,很多人心里充滿了抵觸,因為(wei)如(ru)果做得很細致,就(jiu)感覺像一(yi)(yi)個緊箍(gu)咒限(xian)制了自己;如(ru)果不(bu)認真(zhen)做,其實(shi)又是一(yi)(yi)個很沒有意義的東西(xi)。
但是,在一個組織里,一定是需要各種計劃的,多數人不愿意做計劃的問題首先在于心態,其次在于方法,兩者結合起來其實就是缺乏好的“做法”。
現在的職場人在計劃方面有一(yi)些誤區,我們來(lai)解讀一(yi)下:
首先,工作計(ji)(ji)劃(hua)(hua)一(yi)定不要被繁(fan)瑣的表格(ge)(ge)蒙(meng)蔽雙(shuang)眼(yan),計(ji)(ji)劃(hua)(hua)和表格(ge)(ge)是兩(liang)(liang)碼事,正(zheng)如人和衣服是兩(liang)(liang)個物體,但配合(he)得好能加(jia)分不少。表格(ge)(ge)很重要,但老胡發現已(yi)經有一(yi)個不好的趨勢,那就是很多人對表格(ge)(ge)的重視度(du)遠遠高(gao)于了計(ji)(ji)劃(hua)(hua)的內容(rong)本身。
其次,工作計劃只(zhi)是一個假設,任何事情只(zhi)能(neng)追求更高的概率去保障完(wan)成,而非(fei)現在做的計劃就能(neng)一成不變(bian)地去執行。
再次,很(hen)多人并沒有對計劃要做的工作(zuo)有強烈的興趣和責任,所(suo)以怎么會(hui)有興趣來設(she)計如何(he)做這件(jian)事呢?
老胡今天來談談工作計劃的最佳做法:
第一招 凡事要趁早
誰都知(zhi)道“早起的鳥兒有蟲吃”,可(ke)多(duo)數人仍然在貪戀被窩(wo)。
對于一(yi)件工作的計劃,一(yi)定(ding)要思考(kao)在(zai)前(qian)面,而非(fei)事情都要啟(qi)動了,為(wei)了應(ying)付上級而編(bian)制一(yi)堆列表出來,自己都不(bu)愿意去看,更(geng)不(bu)會在(zai)執(zhi)行的時(shi)候想著(zhu)這些安排。
老胡建(jian)議,要多拿一(yi)些(xie)時間來思考(kao)未來事宜的計(ji)劃,哪怕還(huan)只是(shi)一(yi)個雛形。
第二招 動態改善
如果事先做的(de)計(ji)劃一成(cheng)(cheng)不(bu)變,那達成(cheng)(cheng)的(de)概率反(fan)而不(bu)見得高(gao)。
在執行計劃(hua)(hua)的(de)過程中,其實也是一個反復修改計劃(hua)(hua)的(de)過程。
必須要對計劃進行動態的改善,這需要你經常回(hui)顧計劃。
當初制定計劃時所處的環境,涉及的人、方法、資源等,很可能已經發生了變化,你如果不隨之調整,其實就是缺了要完成目標的決心。
老胡到一些企業去進行工(gong)作質詢時,發(fa)現計(ji)劃有問(wen)題(ti),問(wen)到的實際情況和計(ji)劃發(fa)生了很(hen)大偏(pian)差,很(hen)多人卻坦(tan)然(ran)的說當時計(ji)劃是這樣,現在不一樣了。
那為什么不(bu)動態改善呢(ni)?
請記得(de),優秀(xiu)的企業和個人(ren),都有(you)個特點:
有計劃地進行各項工作,且有計劃地去進行改進!
第三招 力求具體
在(zai)進行了初(chu)步的構思后(hou),就要尋(xun)求各種資(zi)源、資(zi)料(liao)來將其變(bian)得具體化,變(bian)成(cheng)可以(yi)行動(dong)的步驟來讓自(zi)己更有動(dong)力去行動(dong)。
沒有具體化的(de)情況主要有幾點(dian):
A. 工作分解的顆粒度太大;
B. 負責人沒有落實到人頭,用部門代替;
C. 時間模糊;
D. 結果定義不夠清楚;
E. 是否能完成,沒有衡量,只是寫出來;
例如某項(xiang)工作設定(ding)(ding)為:完(wan)成XX新產品開發。事實(shi)上,這(zhe)件工作可能(neng)涉(she)及到(dao)(dao)很多的(de)(de)人(ren)(ren)、部門、資源的(de)(de)協調(diao)、市場調(diao)研(yan)等,如果(guo)籠統在一起,設定(ding)(ding)一個負(fu)責(ze)人(ren)(ren),最終很可能(neng)會(hui)延誤(wu)或者成果(guo)不(bu)盡如人(ren)(ren)意。應該再進行分解,直到(dao)(dao)做計劃(hua)的(de)(de)人(ren)(ren),能(neng)夠對(dui)自己寫下的(de)(de)任務(wu),明確完(wan)成成果(guo)、明確時間(jian)跨(kua)度(du)、明確責(ze)任人(ren)(ren),且心中沒有擔憂,有較大的(de)(de)把握能(neng)夠按(an)照自己的(de)(de)進度(du)完(wan)成為止(zhi)。
第四招 共同參與
很多(duo)人(ren)都(dou)犯(fan)了(le)(le)一個錯(cuo)誤,當一項任務的(de)負責人(ren),自己就定義(yi)為都(dou)是自己的(de)事了(le)(le),埋頭做計劃(hua),缺(que)乏與(yu)相關聯人(ren)的(de)溝通(tong),計劃(hua)沒有別人(ren)參與(yu),出現協調問(wen)題時(shi)就會覺(jue)得全世界(jie)都(dou)不(bu)配合。
實際(ji)上(shang),我們(men)(men)很(hen)多(duo)跨部門的(de)(de)(de)項目或(huo)者(zhe)某件(jian)工作,的(de)(de)(de)確存在就(jiu)一(yi)(yi)個(ge)人(ren)做(zuo)主要(yao)(yao)事情的(de)(de)(de)情況,但并不是就(jiu)無(wu)需其他人(ren)員的(de)(de)(de)信息或(huo)者(zhe)支(zhi)持。一(yi)(yi)個(ge)人(ren)要(yao)(yao)把計劃(hua)做(zuo)好,在構思的(de)(de)(de)時候(hou),就(jiu)要(yao)(yao)充(chong)分地設定好會(hui)受到什(shen)么因素的(de)(de)(de)影響(xiang),哪(na)些人(ren)會(hui)參(can)(can)與進(jin)來,哪(na)些人(ren)會(hui)有(you)阻力,在計劃(hua)之初就(jiu)要(yao)(yao)爭取更多(duo)的(de)(de)(de)人(ren)參(can)(can)與,只有(you)參(can)(can)與了(le)計劃(hua),他們(men)(men)才會(hui)覺(jue)得(de)支(zhi)持也(ye)是他們(men)(men)該做(zuo)的(de)(de)(de)事之一(yi)(yi),否則支(zhi)持力度大小(xiao)就(jiu)要(yao)(yao)看臉(lian)面和人(ren)情了(le),這也(ye)是很(hen)多(duo)企業(ye)工作滯后、部門協(xie)調(diao)出問題的(de)(de)(de)重要(yao)(yao)原因之一(yi)(yi)。
試問:你的計劃我都不知道,或者你把我放進去了,都沒知會我,需要的時候突然來找我,難道我整天等著你沒別的事嗎?怪我不配合?我可不認。
各位(wei)朋(peng)友想想,是不是這(zhe)個道理?
第五招 重視里程碑
計劃很重要的特點在于有序推進,而里程碑就是設定在計劃中的關鍵環節,一個里程碑沒有達到,是無法往前推進的。
有人就笑了,這個工作做不完,我可以提前做后面的工作啊(a)?
看起來(lai)好像有(you)道理,但(dan)事實上呢(ni)?
我們經常出現效率(lv)不(bu)高(gao),不(bu)是(shi)因為不(bu)會做(zuo),也(ye)不(bu)是(shi)不(bu)愿意去行(xing)動,而(er)是(shi)什么事都纏繞(rao)在腦海中,這個要(yao)做(zuo),那個也(ye)要(yao)做(zuo),將自己纏繞(rao)起(qi)來,缺乏(fa)優先級的思維。
對于設定的里程碑事件,無論如何也要在設定的時間點達到要求,否則沒有緊迫感,離終點還很遠,工作就會延誤。
總的來說,老胡建議:
1. 如何去構思一件事情的框架,要優先于你列出如(ru)何(he)一(yi)步(bu)步(bu)去做;
2. 構思,是你剛面臨(lin)一(yi)件(jian)事情時(shi)如(ru)何(he)看(kan)待它,不要等待詳盡的數據或(huo)其他任(ren)何(he)會阻礙你開(kai)始構思的因素(su);
3. 一旦構思出框架,對事情的整體有概念,對整體時間跨度和結果定義明晰后,就(jiu)要策劃(hua)如何(he)一(yi)步(bu)步(bu)實現,需要具體化(hua),并設(she)置里程碑,將(jiang)遠期壓(ya)力(li)分解到過程中(zhong),搭建出實現路徑;
4. 計劃的編制過程中,一定要思考人的因素,一(yi)(yi)開(kai)始就要把可能影響到你計劃的各種人和資源考慮進來,盡(jin)可能讓(rang)他們參(can)與你的計劃思考,提出意見。哪怕只(zhi)是進行一(yi)(yi)場非正式的談話,講清楚你要做什么,過(guo)程中(zhong)可能哪些(xie)地方需(xu)要他的支持,再聽聽他的建議(yi)。
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